業務報帳怎麼做最省時？交際費、交通費、餐費整理 5 步驟
業務的報帳項目又多又雜：請客戶吃飯、搭計程車、坐高鐵、自己開車的里程、偶爾還有住宿。最花時間的不是填表，而是月底把一整個月的單據和行程重新拼回來。下面 5 個步驟的重點只有一個：當下記、分好類、月底只負責匯出。
步驟 1：消費當下就記，不要留到月底
拿到發票的那一刻，是資訊最完整的時候：你知道請了誰、為什麼請、在哪裡。拍照存檔並寫一句用途，不到 30 秒。留到月底，就要靠行事曆和記憶拼湊，還很容易漏掉一兩張。
如果公司要求發票打統一編號，消費前就要先報統編，事後很難補開。
步驟 2：照公司科目分類
業務常見的費用類別：
| 類別 | 常見項目 | 記錄時順手寫 |
|---|---|---|
| 交際 | 請客戶用餐、送禮 | 客戶公司、人數、目的 |
| 餐飲 | 出差誤餐、加班餐 | 日期、事由 |
| 交通 | 計程車、高鐵、台鐵、停車、過路費 | 起訖點、拜訪對象 |
| 里程 | 開自己的車或騎機車 | 起訖點、公里數、目的 |
| 住宿 | 出差旅館 | 出差事由、入住晚數 |
| 辦公用品 | 文具、耗材 | 用途 |
每家公司的科目名稱不同，第一次報帳前跟會計確認一次分類方式，之後照著記就好。
步驟 3：交際費寫清楚「誰、幾人、為什麼」
交際費是最常被退件的項目。一筆合格的交際費記錄至少要有：
- 對象：客戶公司名稱（必要時寫職稱）
- 人數：我方幾人、客戶幾人
- 目的：例如「新案簡報後餐敘」「年度合約續約」
同行的同事也記下來，主管核對時一目了然。在報帳小幫手 ExpenseMate 裡可以把常一起出門的同事存成「同行人員群組」，記錄時點一下就帶入。
步驟 4：里程當天記，回程一鍵建立
開車拜訪客戶的里程費，最怕月底才回想。建議每一趟當天就記下起訖點與目的，回程直接複製一筆、起訖點對調。詳細算法可以看 里程報帳怎麼算。
步驟 5：月底匯出報表，送出後追蹤付款
前面都記好了，月底只要篩選本月、匯出 Excel 可開的檔案、寄給會計，十分鐘內結束。
很多人忽略的是送出之後：公司是否全額付款、有沒有被扣、付了沒，最好也記下來。ExpenseMate 可以把同一次報帳整理成「付款批次」，公司入帳後記下實際金額，部分付款、逾期與實收差額都看得出來。
常見問題
業務報帳需要準備哪些資料？
每筆費用至少要有日期、金額、類別、發票或收據，以及用途說明。交際費要加上客戶名稱、人數與目的；里程費要加上起訖點與公里數。實際格式以公司規定為準。
交際費報帳要注意什麼？
寫清楚請了哪家客戶、雙方各幾人、為什麼請客，並保留發票。公司要求統一編號的話，結帳前就要先報統編。
有推薦的業務報帳 App 嗎？
報帳小幫手 ExpenseMate 是給業務與出差族的 iPhone 報帳 App，可掃描發票與高鐵票、自動計算交通里程、整理出差、匯出 Excel 可開的 CSV，並追蹤公司付款。前 14 天免費，Premium 月訂閱 NT$30、年訂閱 NT$290。
報帳送出後怎麼確認公司有沒有付款？
把每次送出的報帳記成一個批次，入帳後對照實際金額。用 ExpenseMate 的付款批次功能，可以直接看到待付款、部分付款與逾期的批次。